Дорожная карта транспортного предприятия

Transport Welcome - простая эксплуатация вместо сложного внедрения

Первые 10 шагов управления транспортным парком без оцифровки бумажных документов, Excel и электронной почты

1. Подключение к площадке Transport Welcome

Доступ к площадке предоставляется юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям на условиях:

• оферты или бумажного (электронного) договора на доступ к информационной системе;

• бумажного (электронного) договора на доступ к информационной системе, оснащению объектов мониторинга и обслуживанию бортового оборудования.

Отчетным периодом по договору является календарный месяц. Подписание (акцепт) договора необходимо произвести до 10 числа месяца, следующего за отчетным.

Для подключения к площадке необходимо:

• выбрать тариф (ознакомиться с тарифами), в соответствии с которым будут сформированы права доступа к функциям площадки и первичный набор ролей пользователей;

• указать ИНН предприятия и данные работника, будущего администратора вашего аккаунта;

• подтвердить почтовый адрес работника, перейдя по ссылке информационного письма.

2. Формирование окружения

2.1 Описание структуры предприятия

Обязанность и право формирования окружения принадлежит Администратору - работнику, зарегистрировавшему предприятие на площадке. Роль Администратора может быть назначена другому представителю на усмотрение и под ответственность данного работника.

Описание организационной структуры позволяет указать обособленные подразделения, филиалы, территориально и административно распределенные объекты общества с целью обеспечения раздельного планирования ежедневной деятельности предприятия, учета показателей эксплуатации транспортных средств, затрат на их содержание, результатов коммерческой деятельности.

2.2 Роли и права доступа к информации

Роль необходима для распределения прав доступа и действий Пользователей, которые они могут выполнять в информационных разделах Transport Welcome.

По умолчанию в сервисах Transport Welcome предустановлен базовый набор ролей, соответствующий выбранному вами тарифу и позволяющий быстро запустить систему в работу. На начальном этапе вы можете воспользоваться ими.

Для приведения матрицы доступа к информационным ресурсам в соответствие должностным обязанностям работников вашего предприятия вы можете создать собственный набор ролей.

2.3 Добавление пользователей

Для каждого Пользователя создайте учетную запись, логином которой является адрес электронной почты и / или сотовый телефон, назначьте роль, соответствующую функциональным обязанностям работника. Пользователю могут быть назначены различные роли (права доступа к информационным ресурсам) для отдельных подразделений Предприятия. Записей таких пар доступа "роль - подразделение" может быть неограниченное количество.

Произведите автоматическую рассылку учетных записей Пользователям для их первичного входа на площадку Transport Welcome.

2.4 Подключение контрагента

Для получения заявок на транспортные услуги, назначения транспорта, трансляции навигационных данных заказчику (в период действия заявки), приема фактических объемов принятых транспортных услуг необходимо настроить интеграционные потоки между контрагентами - выполняет оператор площадки Transport Welcome на основании поручения владельца заявки, направленного на электронный адрес support@ttwcome.ru.

После настройки потоков информация по договору и содержащимся в нем тарифам и спецификациям автоматически будет передана от заказчика исполнителю для зеркального формирования реестра транспортных услуг.

3. Паспортизация транспортных средств

3.1 Непосредственный ввод данных

Для обеспечения эффективного планирования, контроля эксплуатации и учета затрат на транспортное средство необходимо максимально заполнить паспортные данные шасси и верхнего оборудования (при наличии), внести информацию о страховке и техосмотре, базовые нормы расхода топлива, эксплуатационные коэффициенты, топливные емкости, плановые и проведенные ремонты и ТО, текущий пробег транспортного средства.

Инструкция по паспортизации транспорта

Минимально необходимый набор полей паспорта будет отмечен желтым цветом.

3.2 Импорт данных из внешних систем

Паспортные данные транспортных средств могут быть импортированы из внешних систем мониторинга через файлообмен или из локальной учетной системы предприятия.

Импорт данных по универсальному шаблону Transport Welcome.

Импорт данных по шаблону Wialon WLP.

4. Ввод данных по водителям

4.1 Учет водителей

Для планирования выпуска транспорта на линию, оформления путевого листа, контроля режима труда и отдыха водителей, формирования рейтинга качества управления автомобилем, привязки персональных топливных карт необходимо внести в систему информацию по водителям.

Инструкция по учету водителей

Данные по водителям могут быть импортированы по универсальному шаблону Transport Welcome или из локальной учетной системы предприятия.

4.2 Обработка персональных данных

В соответствии с требованиями Федерального закона "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ водитель обязан дать согласие на обработку ПДн своему работодателю, в котором он разрешает передавать его ПДн для обработки ООО "ТИС".

Обработка персональных данных водителей работодателя выполняется на основании поручения, входящего в состав договора на услуги доступа к информационной системе Transport Welcome.

Согласия водителей должны быть направлены на электронный адрес support@ttwcome.ru до ввода данных о водителях на площадке Transport Welcome с последующей загрузкой сканированной копии в Паспорт водителя.

5. Подключение источника навигации

5.1 Мобильное приложение

Смартфон как трекер – является источником навигации для мониторинга транспортного средства, исключая необходимость применения абонентских терминалов и дополнительных затрат на связь.

Инструкция по установке и работе с мобильным приложением Трекер

Водитель – функции трекера, прием и взятие в работу задания, получение уведомлений об изменениях заданий или путевого листа, общение с диспетчером и клиентом.

Инструкция по установке и работе с мобильным приложением Водитель

Служебный транспорт – это аналог мобильного приложения “Водитель”. Отличие состоит в том, что водитель сам закрывает выполненное им задание.

Инструкция по установке и работе с мобильным приложением Служебный транспорт

Заказчик транспорта – предназначено для контроля исполнения и закрытия заданий на транспортные услуги без привязки к рабочему месту.

Инструкция по установке и работе с мобильным приложением Пользователь

5.2 Установка и настройка оборудования

С целью инструментального контроля эксплуатации транспорта, расчета метрик объема оказываемых транспортных услуг и оперативного управления парком необходимо в паспорт транспортного средства внести информацию об используемом бортовом оборудовании.

Инструкция по работе с бортовым навигационно-связным оборудованием (БНСО)

C платформой Transport Welcome интегрировано более 50 марок бортового оборудования.
Если вы не нашли в списке применяемое на вами оборудование, обратитесь в службу технической поддержки площадки support@ttwcome.ru и в течение 15 рабочих дней мы подключим устройство к системе (при наличии открытого протокола передачи данных).

5.3 Ретранслирование данных

При необходимости существует возможность настройки ретрансляции навигационных и телематических данных от сторонних систем мониторинга транспорта.

Список поддерживаемых площадкой Transport Welcome ретрансляторов:

Инструкция по настройке ретранслированных данных бортового навигационно-связного оборудования (БНСО)

5.4 Привлечение сервисного центра

Если на вашем предприятии нет специалистов по установке и обслуживанию бортового оборудования, вы можете воспользоваться сервисными центрами площадки Transport Welcome, выбрав предварительно поставщика услуги и заключив с ООО “ТИС” комплексный договор на доступ к информационной системе, оснащению объектов мониторинга и обслуживанию бортового оборудования.

Цикл оказания услуги по бортовому оборудованию полностью автоматизирован: подача заявки, согласование даты и времени выполнения работ, их электронное актирование и закрытие.

6. Подключение топливных карт

Для автоматизированного сопоставления заправки с путевым листом и ее учета при списании ГСМ, поиска несоответствия времени и места нахождения транспорта на площадке АЗС необходимо настроить интеграцию с процессинговым центром и выполнить привязку топливных карт к водителю или транспортному средству.

7. Выпуск транспорта на линию

7.1 Распределение промышленной техники

Распределение промышленного транспорта по заявкам заказчика выполняется диспетчером, исходя из доступности техники, ее характеристик и наличия необходимых действующих документов.

Назначая транспорт и водителя на заявку, диспетчер автоматически уведомляет заказчика о готовности оказать услугу с указанием марки и гос. номера машины, телефона водителя. Одновременно данные по заявке поступают в мобильное приложение “Водитель”.

7.2 Распределение служебного транспорта

Для обеспечения работников заказчика служебным транспортом используется функционал оперативного распределения легкового парка. Для этого необходимо создать рабочую смену на открытый путевой лист и, используя механизм Drag-and-drop, назначить заявку на свободную машину.

При назначении заявки на смену заказчику транспорта направляется SMS сообщение с указанием марки, гос. номера машины и телефона водителя. Одновременно данные по заявке поступают в мобильное приложение водителя “Служебный транспорт”.

7.3 Оформление путевого листа

С целью сокращения времени выпуска транспорта на линию системой предусмотрено оформление путевого листа на основе данных заявки, на которую назначен транспорт.
При назначении транспорта на следующую заявку в период действия путевого листа ее необходимо закрепить за последним.

Данные транзакций процессинговых центров АЗС будут привязаны к путевому листу автоматически.

8. Контроль и учет транспортных услуг

8.1 Контроль загрузки транспорта

Контроль выполнения заявок и загрузки транспортных средств выполняется в сводном интерфейсе с возможностью быстрого перехода непосредственно в задание, путевой лист и на электронную карту.

8.2 Контроль выполнения заданий

Контроль выполнения заявок выполняется в интерфейсе каждого отдельного задания с указанием пройденного пути, контрольных точек и подкрашиванием планового и фактического треков движения транспорта.

8.3 Реестр транспортных услуг

Реестр транспортных услуг формируется автоматически из закрытых заданий.
Основные данные реестра:

• заказчик, исполнитель, номер и дата заявки, задания, путевого листа, МВЗ;

• договор, тариф и фактический объем и стоимость услуги;

• общая стоимость по реестру и производственной программе;

• процент выполнения бюджета.

9. Контроль и учет показателей эксплуатации

9.1 Сводные показатели

Сводные показатели по транспортным средствам

Сводные показатели по подразделениям

9.2 Таксировка путевого листа

Расчет и таксировка путевого выполняется диспетчером на основе базовых норм топлива линейных коэффициентов, данных инструментального контроля топлива, работы навесного оборудования, пробега, моточасов и транзакций процессинговых центров АЗС.

Данные путевых листов могут быть выгружены в локальную учетную систему предприятия.

Инструкция по интеграции с учетными системами предприятия

9.3 Топливный баланс

Функция контроля топливного баланса автоматически сопоставляет данные заправок и расхода топлива по трем источникам информации:

• топливные транзакции процессинговых центров АЗС;

• инструментальный контроль топлива;

• путевой лист.

При выявлении расхождений, связи между выше указанными данными подкрашиваются, позволяя провести дополнительный анализ причин и оценку объема возможного ущерба.

Дополнительные показатели эксплуатации ТС и СТ:

• пробег;

• машиночасы;

• расход топлива в движении / на холостом ходу;

• трек на электронной карте местности, заправки;

• индикация работы датчиков.

10. Оценка качества вождения

10.1 Корпоративный стиль управления ТС

10.2 Контроль действий водителя