Дорожная карта заказчика транспорта

Transport Welcome - простая эксплуатация вместо сложного внедрения

Первые 6 шагов управления транспортными услугами без оцифровки бумажных документов, Excel и электронной почты

1. Подключение к площадке Transport Welcome

Transport Welcome — это уникальная платформа, предлагающая широкий спектр возможностей для управления транспортными средствами и оптимизации бизнес-процессов. Она идеально подходит как для юридических лиц, так и для индивидуальных предпринимателей, предоставляя доступ на условиях оферты или через бумажный (электронный) договор.

Чтобы начать использовать все преимущества этой инновационной платформы, следует выполнить несколько простых шагов.

Первым делом необходимо выбрать тариф "Заказчик транспорта". Данный тариф предполагает безвозмездное предоставление услуги и наделяет пользователя определенными правами доступа к функциям платформы, а также определяет первичный набор ролей пользователей.

Затем нужно указать ИНН вашего предприятия и данные работника, который станет администратором аккаунта. Эти шаги необходимы для обеспечения безопасности и конфиденциальности ваших данных.

Последним шагом станет подтверждение почтового адреса работника. Для этого потребуется перейти по ссылке, которая будет отправлена на указанный адрес в информационном письме.

После выполнения всех этих действий, вы сможете полноценно использовать все функции и возможности площадки Transport Welcome, что значительно упростит управление вашим бизнесом и транспортом.

2. Формирование окружения

2.1 Описание структуры предприятия

Обязанность и право формирования окружения принадлежит Администратору - работнику, зарегистрировавшему предприятие на площадке. Роль Администратора может быть назначена другому представителю на усмотрение и под ответственность данного работника.

Описание организационной структуры позволяет указать обособленные подразделения, филиалы, территориально и административно распределенные объекты общества с целью обеспечения раздельного планирования ежедневной деятельности предприятия, учета показателей эксплуатации транспортных средств, затрат на их содержание, результатов коммерческой деятельности.

2.2 Роли и права доступа к информации

Роль необходима для распределения прав доступа и действий Пользователей, которые они могут выполнять в информационных разделах Transport Welcome.

По умолчанию в сервисах Transport Welcome предустановлен базовый набор ролей, соответствующий выбранному вами тарифу и позволяющий быстро запустить систему в работу. На начальном этапе вы можете воспользоваться ими.

Для приведения матрицы доступа к информационным ресурсам в соответствие должностным обязанностям работников вашего предприятия вы можете создать собственный набор ролей.

2.3 Добавление пользователей

Для каждого Пользователя создайте учетную запись, логином которой является адрес электронной почты и / или сотовый телефон, назначьте роль, соответствующую функциональным обязанностям работника. Пользователю могут быть назначены различные роли (права доступа к информационным ресурсам) для отдельных подразделений Предприятия. Записей таких пар доступа "роль - подразделение" может быть неограниченное количество.

Произведите автоматическую рассылку учетных записей Пользователям для их первичного входа на площадку Transport Welcome.

3. Производственная программа

3.1 Плановая потребность в технике

Обеспечение производства транспортом начинается с составления плановой потребности предприятия в технике и расчета бюджета - Производственной программы.

На первом шаге в производственную программу вносится следующая информация:

• шифр и группа техники;

• код заказчика, объект затрат, хозяйственный процесс, статья расходов;

• плановый маршрут  движения или место производства работ.

Производственная программа может быть импортирована по универсальному шаблону.

3.2 Режимы и график загрузки техники

Для расчета планируемого объема транспортных услуг необходимо по каждой строчке производственной программы указать режим эксплуатации и график  загрузки техники.

3.3 Плановые тарифы транспортных услуг

На основании данных предыдущих периодов необходимо создать шаблон договора и указать плановые тарифы (спецификации) на транспортные услуги.

Далее на каждую строку производственной программы необходимо назначить плановые тарифы. При необходимости воспользоваться функцией индексации цен (применима только к плановому договору до перевода последнего в статус “фактический”).

3.4 Расчет объемов услуг и бюджета

После внесения информации о режимах эксплуатации техники и плановых тарифах выполняется расчет объемов работ и планового бюджета транспортных услуг в разрезах: месяц , квартал и полугодие.

3.5 Актуализация ПП (результат торгов)

На основании  сформированной плановой производственной программы проводятся конкурсные процедуры по результатам, которых выполняется обогащение номера и даты планового договора, информации об исполнителе и итоговой стоимости тарифов.

Для удобства пользователю доступна настройка отображения сводной таблицы производственной программы, поиск и фильтрация данных, а также возможность их группировки по заказчику, исполнителю и договору.

По окончании согласования производственная программа приобретает статус фактической  и фиксируется. Внесение корректировок в зафиксированную производственную программу выполняется путем ее дублирования.

4. Подключение контрагентов

Для направления заявок исполнителю, контроля их исполнения (прием навигации и телеметрии в период действия заявки), отправки исполнителю фактических объемов принятых транспортных услуг необходимо настроить интеграционные потоки между контрагентами - выполняет оператор площадки Transport Welcome на основании поручения владельца заявки, направленного на электронный адрес support@ttwcome.ru.

После настройки потоков информация по договору и содержащимся в нем тарифам и спецификациям автоматически будет передана исполнителю для зеркального формирования реестра транспортных услуг.

5. Заказ транспорта

5.1 Формирование заявок из ПП

Для строчек  производственной программы имеется возможность быстрого создания  заявок на транспорт в течении всего срока  действия договора, включая режимы работы техники и ее загрузку.

Система позволяет создать необходимое  количество отдельных заявок или одну составную заявку с учетом группировки данных по подразделениям заказчика и выбранного  интервала времени.

5.2 Оперативное управление заявками

Оперативное управление заявками включает в себя:

• размещение;

• отклонение / принятие в обработку;

• назначение ТС и водителя;

• исполнение;

• закрытие заявки (учет фактических объемов).

Заявка может состоять из одного или нескольких заданий и содержать различные виды техники.

5.3 Заявки на служебный транспорт

Для обеспечения работников предприятия служебным транспортом используется функционал оперативного планирования легкового парка.

При назначении заявки на смену заказчику транспорта направляется SMS сообщение с указанием марки, гос. номера машины и телефона водителя. Одновременно данные по заявке поступают в мобильное приложение водителя “Служебный транспорт”.

6. Контроль и учет транспортных услуг

6.1 Контроль загрузки транспорта

Контроль загрузки транспорта позволяет оптимизировать использование транспортных средств и минимизировать издержки. В системе предусмотрен сводный интерфейс, где отображается вся информация о загрузке транспорта. Это позволяет быстро перейти к конкретному заданию или посмотреть маршрут на электронной карте.

6.2 Контроль выполнения заданий

Для контроля выполнения заданий система предоставляет интерфейс для каждого отдельного задания. Здесь отображается информация о пройденном пути, контрольных точках и фактическом треке движения транспорта. Это позволяет оперативно реагировать на возможные отклонения от плана и принимать меры для их устранения.

6.3 Реестр транспортных услуг

Реестр транспортных услуг формируется автоматически из закрытых заданий.
Основные данные реестра:

• заказчик, исполнитель, номер и дата заявки, задания, путевого листа, МВЗ;

• договор, тариф и фактический объем и стоимость услуги;

• общая стоимость по реестру и производственной программе;

• процент выполнения бюджета.

Такой подход к контролю и учёту транспортных услуг позволяет повысить эффективность работы транспортной компании, оптимизировать расходы и обеспечить высокое качество предоставляемых услуг.

7. Оценка качества вождения

7.1 Детализация рейтинга

7.2 Анализ рейтинга