Дорожная карта заказчика транспорта

Transport Welcome - простая эксплуатация вместо сложного внедрения

Dorozhnaya_karta_transportnogo_predpriyatiya_4_b2b1b8fbaa_56a7fa7c70

Первые 6 шагов управления транспортными услугами без оцифровки бумажных документов, Excel и электронной почты

1. Подключение к площадке Transport Welcome

Доступ к площадке предоставляется юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям на условиях оферты или бумажного (электронного) договора.

Для подключения к площадке необходимо:

  • выбрать тариф Заказчик транспорта (безвозмездное оказание услуги), в соответствии с которым будут сформированы права доступа к функциям площадки и первичный набор ролей пользователей;

  • указать ИНН предприятия и данные работника, будущего администратора вашего аккаунта;

  • подтвердить почтовый адрес работника, перейдя по ссылке информационного письма.

Подключиться

2. Формирование окружения

2.1 Описание структуры предприятия

Обязанность и право формирования окружения принадлежит Администратору - работнику, зарегистрировавшему предприятие на площадке. Роль Администратора может быть назначена другому представителю на усмотрение и под ответственность данного работника.

Описание организационной структуры позволяет указать обособленные подразделения, филиалы, территориально и административно распределенные объекты общества с целью обеспечения раздельного планирования ежедневной деятельности предприятия, учета показателей эксплуатации транспортных средств, затрат на их содержание, результатов коммерческой деятельности.

2_1_Opisanie_struktury_395cac466b

Сделать шаг

2.2 Роли и права доступа к информации

Роль необходима для распределения прав доступа и действий Пользователей, которые они могут выполнять в информационных разделах Transport Welcome.

По умолчанию в сервисах Transport Welcome предустановлен базовый набор ролей, соответствующий выбранному вами тарифу и позволяющий быстро запустить систему в работу. На начальном этапе вы можете воспользоваться ими.

2_2_Roli_i_prava_dostupa_a75eda62b9

Для приведения матрицы доступа к информационным ресурсам в соответствие должностным обязанностям работников вашего предприятия вы можете создать собственный набор ролей.

2_2_Roli_i_prava_dostupa_2_d15e0a1b77

Сделать шаг

2.3 Добавление пользователей

Для каждого Пользователя создайте учетную запись, логином которой является адрес электронной почты и / или сотовый телефон, назначьте роль, соответствующую функциональным обязанностям работника. Пользователю могут быть назначены различные роли (права доступа к информационным ресурсам) для отдельных подразделений Предприятия. Записей таких пар доступа "роль - подразделение" может быть неограниченное количество.

2_3_Dobavlenie_polzovatelej_c3d573d45d

Произведите автоматическую рассылку учетных записей Пользователям для их первичного входа на площадку Transport Welcome.

Сделать шаг

3. Производственная программа

3.1 Плановая потребность в технике

Обеспечение производства транспортом начинается с составления плановой потребности предприятия в технике и расчета бюджета - Производственной программы.

На первом шаге в производственную программу вносится следующая информация:

  • шифр и группа техники;

  • код заказчика, объект затрат, хозяйственный процесс, статья расходов;

  • плановый маршрут  движения или место производства работ.

Производственная программа может быть импортирована по универсальному шаблону.

Сделать шаг

3.2 Режимы и график загрузки техники

Для расчета планируемого объема транспортных услуг необходимо по каждой строчке производственной программы указать режим эксплуатации и график  загрузки техники.

3_2_Rezhimy_i_grafik_zagruzki_tehniki_460d89f37b

Сделать шаг

3.3 Плановые тарифы транспортных услуг

На основании данных предыдущих периодов необходимо создать шаблон договора и указать плановые тарифы (спецификации) на транспортные услуги.

3_3_Planovye_tarify_TU_badc76e296

Далее на каждую строку производственной программы необходимо назначить плановые тарифы. При необходимости воспользоваться функцией индексации цен (применима только к плановому договору до перевода последнего в статус “фактический”).

3_3_Planovye_tarify_TU_2_9d4a448028

Сделать шаг

3.4 Расчет объемов услуг и бюджета

После внесения информации о режимах эксплуатации техники и плановых тарифах выполняется расчет объемов работ и планового бюджета транспортных услуг в разрезах: месяц , квартал и полугодие.

3_4_Raschet_obemov_uslug_i_byudzheta_56f0806341

Сделать шаг

3.5 Актуализация ПП (результат торгов)

На основании  сформированной плановой производственной программы проводятся конкурсные процедуры по результатам, которых выполняется обогащение номера и даты планового договора, информации об исполнителе и итоговой стоимости тарифов.

Для удобства пользователю доступна настройка отображения сводной таблицы производственной программы, поиск и фильтрация данных, а также возможность их группировки по заказчику, исполнителю и договору.

3_5_Aktualizacziya_PP_3de1691935

По окончании согласования производственная программа приобретает статус фактической  и фиксируется. Внесение корректировок в зафиксированную производственную программу выполняется путем ее дублирования.

Сделать шаг

4. Подключение контрагентов

Для направления заявок исполнителю, контроля их исполнения (прием навигации и телеметрии в период действия заявки), отправки исполнителю фактических объемов принятых транспортных услуг необходимо настроить интеграционные потоки между контрагентами - выполняет оператор площадки Transport Welcome на основании поручения владельца заявки, направленного на электронный адрес support@ttwcome.ru.

После настройки потоков информация по договору и содержащимся в нем тарифам и спецификациям автоматически будет передана исполнителю для зеркального формирования реестра транспортных услуг.

Сделать шаг

5. Заказ транспорта

5.1 Формирование заявок из ПП

Для строчек  производственной программы имеется возможность быстрого создания  заявок на транспорт в течении всего срока  действия договора, включая режимы работы техники и ее загрузку.

Система позволяет создать необходимое  количество отдельных заявок или одну составную заявку с учетом группировки данных по подразделениям заказчика и выбранного  интервала времени.

Сделать шаг

5.2 Оперативное управление заявками

Оперативное управление заявками включает в себя:

  • размещение;

  • отклонение / принятие в обработку;

  • назначение ТС и водителя;

  • исполнение;

  • закрытие заявки (учет фактических объемов).

Заявка может состоять из одного или нескольких заданий и содержать различные виды техники.

Сделать шаг

5.3 Заявки на служебный транспорт

Для обеспечения работников предприятия служебным транспортом используется функционал оперативного планирования легкового парка.

При назначении заявки на смену заказчику транспорта направляется SMS сообщение с указанием марки, гос. номера машины и телефона водителя. Одновременно данные по заявке поступают в мобильное приложение водителя “Служебный транспорт”.

Сделать шаг

6. Контроль и учет транспортных услуг

6.1 Контроль загрузки транспорта

Контроль выполнения заявок и загрузки транспортных средств выполняется в сводном интерфейсе с возможностью быстрого перехода непосредственно в задание и на электронную карту.

Сделать шаг

6.2 Контроль выполнения заданий

Контроль выполнения заявок выполняется в интерфейсе каждого отдельного задания с указанием пройденного пути, контрольных точек и подкрашиванием планового и фактического треков движения транспорта.

Сделать шаг

6.3 Реестр транспортных услуг

Реестр транспортных услуг формируется автоматически из закрытых заданий.
Основные данные реестра:

  • заказчик, исполнитель, номер и дата заявки, задания, путевого листа, МВЗ;

  • договор, тариф и фактический объем и стоимость услуги;

  • общая стоимость по реестру и производственной программе;

  • процент выполнения бюджета.

Сделать шаг

7. Оценка качества вождения

7.1 Детализация рейтинга

  • Контроль скоростных режимов

  • Контроль экстренных торможений

  • Контроль продольных ускорений (разгон)

  • Контроль боковых ускорений (маневр)

  • Контроль ремня безопасности

  • Функции видеоаналитики (DMS)

  • Звуковое информирование водителя

  • Гибкая система штрафов

  • Рейтинг контрагентов

  • Исчерпывающая доказательная база

Сделать шаг

7.2 Анализ рейтинга

  • Контроль 10 показателей (событий)

  • Место нарушения (события)

  • Время и длительность нарушения

  • Максимальное значение перегрузки

  • Пороговое ограничение показателя

  • Величина превышения показателя

  • Размер штрафа

Сделать шаг